Como fazer uma planilha de controle financeiro? Para o que serve?

Planejar os gastos e as receitas do seu negócio ou da sua vida pessoal é de suma importância. Então, veja como fazer uma planilha de controle financeiro!

Isto é essencial para controlar o uso do seu dinheiro e controlar sua vida financeira como um tudo. Para esse propósito, é criada a planilha de controle financeiro.

Essa planilha pode auxiliar tanto em contextos familiares quanto em contextos empresariais. A necessidade de uma educação financeira surge com as estatísticas cada vez mais altas de pessoas endividadas e de negócios falidos.

Muitas pessoas usam a planilha de controle financeiro para planejar gastos necessários, assim como para criar um saldo de emergência.

Pensar no contexto empresarial torna mais complexa a discussão, haja vista os impostos fiscais e a prestação de contas com o estado. Porém, em ambos contextos fica clara a presença crescente do uso dessas planilhas.

Se você ou seu negócio ainda não entraram na moda (mais que eficiente), das planilhas de controle financeiro nós iremos te ajudar nesse artigo.

O que é a planilha de controle financeiro?

De onde vem, do que se alimentam, para onde vão? Muitas dúvidas podem surgir ao pensar no assunto, mas vamos esclarecê-las.

O principal passo para que uma nova empreitada na nossa vida dê certo é conhecer tudo possível sobre determinado assunto. E, para que sua planilha de controle financeiro seja utilizada com sabedoria e traga frutos ao seu favor, é preciso que tenha esclarecido o que ela é.

Essa planilha se baseia no conhecimento e controle da sua vida financeira. E, quando falamos de controle da vida financeira estamos pensando principalmente em organização de todo o dinheiro que entra e sai do ‘caixa’.

É claro que, pensar no controle pessoal, pode ser mais tranquilo elaborar esta planilha. Isto porque envolve gastos com o carro, com a escola do filho, com o aluguel, dentre outros.

E, entram receitas como o salário mensal, ou aquele trabalho freelancer que você fez.

Já no âmbito empresarial envolve os investimentos e as vendas/prestações de serviço, assim como os gastos com o aluguel do espaço, o salário dos funcionários e impostos prediais, por exemplo.

Conforme já adiantado esse controle financeiro serve para organização do dinheiro, o que diminui e até evita prejuízos.

Outro objetivo é o estabelecimento de metas do negócio ou da vida pessoal. Por exemplo: para realizar aquela viagem desejada ou para fazer aquele investimento de alto custo, é interessante que o gasto seja especificado na planilha para que não desregule o balanço comercial.

Como fazer uma planilha?

Para criar uma planilha de controle financeiro do zero, é preciso um conhecimento de ferramentas que trabalham com planilhas, por exemplo, o Excel. Calma, não será tão difícil assim controlar a sua vida financeira, pois, na internet possui diversos modelos existentes.

Primeiramente, é necessário elaborar a estrutura da planilha de controle financeiro. E, isso parte do ponto anterior, ou seja, algumas categoriais terão que se adequar ao seu estilo de vida, ou ao tipo de receita que seu negócio trabalha.

Essa estruturação e criação de categorias é importante para que não fique nada de fora da organização. Faça uma parte de “entradas” e “saídas”. Esta seção destinada aos gastos deve ser separada de acordo com o setor da vida.

Existem vários tipos de planilhas, e cada uma pode ser mais eficiente para o fim desejado. Porém, o que se deve atentar é manter a planilha atualizada sempre que realizar gastos.

Tal atualização contínua e a análise dos dados inseridos pode fazer com que gastos desnecessários sejam cortados. E, que o dinheiro destes seja investido ou economizado para outros fins.

Esperamos ter ajudado, fique sempre atento aos novos modelos de planilhas e sempre as atualize.

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Entenda as diferenças entre contas a pagar e receber de uma empresa

Começar um negócio é um desafio e tanto. Entenda agora as diferenças entre contas a pagar e receber de uma empresa!

O espírito do empreendedorismo e a busca por conhecimento são extremamente importantes para o sucesso do seu negócio.

Ter conhecimento do seu negócio e entender as diferenças entre contas a pagar e a receber é algo essencial.

Pensando na saúde financeira do seu empreendimento, é mais do que necessário realizar o balanço econômico através das entradas e saídas mensais.

Essa função pode não ser fácil, mas se bem executada traz efeitos positivos para a sua empresa. Neste artigo demonstraremos as diferenças entre as contas a pagar e a receber de uma empresa, confira.

Contas a pagar

As contas a pagar compreendem as saídas de dinheiro do seu negócio, ou seja, se tratam das dívidas. Não é o assunto mais predileto de ninguém, mas organizar os gastos da sua empresa é de suma importância para o controle financeiro, evitando possíveis colapsos.

Cuidado com os prazos!

Dentro dessa categoria deve se atentar aos prazos, logo, a rotina de organização precisa ser mantida para evitar o pagamento de juros abusivos.

Esse método sendo mantido e atualizado pela sua equipe contábil faz com que o fantasma da falência seja mantido longe, e que os frutos da prosperidade brotem cada vez mais.

Existem diversos tipos de negócios e isso cria uma variação nas contas. Por exemplo, as empresas tecnológicas que não contam com unidade/filial fixa se diferenciam de empresas com filiais físicas em cidades definidas, como os impostos que recaem sobre as físicas serão maiores que às tecnológicas, assim como burocracias (alvará de funcionamento).

A gestão financeira dos pagamentos obrigatórios da empresa é na verdade uma responsabilidade básica a ser assumida pelo empreendedor ao abrir o negócio. E para resolução dessa obrigatoriedade é interessante que se utilize de meios tecnológicos que automatizem esse lançamento econômico.

Contas a receber

As contas a receber englobam as entradas de dinheiro, ou seja, as receitas do seu empreendimento. Controlar as contas a receber é também relacionar com as contas a pagar, haja vista que esse resultado pode ser de lucro, assim como de prejuízo.

Balancear os gastos financeiros é visionar o aumento das vendas e de serviços prestados. O balanço deve abrir o olho do empresário para novas estratégias de venda e de marketing, assim como para intensificar as ações que funcionaram.

Essa parte financeira vai depender dos tipos de serviços e produtos ofertados pela sua empresa. Vejamos, se a sua empresa presta serviços ela terá receitas diferentes de uma empresa que trabalha com a venda de produtos. Essa diferença diz sobre os prazos e também valores de recebimento.

Da mesma maneira que é necessário realizar o controle financeiro dos gastos, é também importante realizar o controle das receitas, e isso deve ser realizado por profissionais qualificados. Porém, como realizar esse controle/balanço?

O primeiro passo é compreender que apesar das diferenças existentes, elas devem ser comparadas e corretamente analisadas para o desenvolvimento comercial.

Em segundo lugar, reiteramos a necessidade de uma automatização desses lançamentos financeiros para facilitar a sua posterior análise. Em terceiro lugar (mas não menos importante, muito pelo contrário) é necessário o acompanhamento de profissionais para que o processo em si seja efetivo e benéfico para o empreendimento.

Leia também sobre: obrigações fiscais!

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Quais são as obrigações fiscais de uma empresa?

Todo empreendedor deve saber que a criação de um negócio e a manutenção desse no mercado é um dos desafios mais complicados de sua vida profissional e portanto existe obrigações fiscais.

Mas, quem tem o espírito empreendedor também sabe e busca sempre por mais conhecimento para lidar com as barreiras.

Uma das frases mais ouvidas por quem monta uma empresa é que “quanto maior o poder, maior a responsabilidade”, e, isso de início parece assustar, mas é importante se manter organizado e disposto a enfrentar os percalços da profissão e do mercado em si.

Como já temos costume, o nosso país e o estado democrático impõe uma série de burocracias (algumas necessárias, outras nem tanto) para a regularização de um negócio.

Logo, muitos desses documentos estão relacionados ao pagamentos de impostos. Como é de se esperar, são muitas as obrigações fiscais, ou seja, tributárias de uma empresa.

Esse artigo servirá como uma breve introdução de quais são essas obrigações e quais se enquadram enquanto as principais.

Obrigações fiscais de uma empresa

A primeira e crucial para o funcionamento de qualquer estabelecimento em uma cidade brasileira é o Alvará. Sua validade pode sofrer variações em determinados estados e tipos de estabelecimentos, mas a validade média desse documento é de 1 a 2 anos.

O CNPJ é o documento mais conhecido para quem pretende iniciar um negócio. Esse documento é identificado por um número único, assim como o CPF (para pessoas físicas), mas nesse caso é usado para identificar pessoas jurídicas e ele é necessário para a emissão de notas fiscais.

Consideramos o CNPJ de o documento mais importante da sua empresa, pois, ele une diversas informações da empresa, como:

  • Razão social
  • Endereço de funcionamento
  • Nome fantasia
  • Data de abertura, dentre outros

Em consonância com o documento anterior, é acordado que todas as empresas devem emitir nota fiscal, com exceção dos negócios MEI, que seguem outras normas instituídas especificamente para eles.

Contabilidade nas empresas

Outro importante elemento para uma empresa é a contabilidade. Além de ser exigida por lei, é um controle de negócios que traz extremos benefícios ao empreendedor e ao negócio.

Dentro da esfera da contabilidade, existem outras especificidades como controle do patrimônio. É importante relatar que esse controle contábil ajuda no balanço da empresa, assim como no planejamento de novas metas e objetivos.

Pensando de modo mais amplo nas obrigações das empresas, não podemos esquecer que o pagamento de impostos e a declaração do recolhimento desses são importantíssimos para o progresso da empresa. Entre os exemplos de impostos que as empresas devem pagar estão:

  • IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
  • PIS (Programa de Interação Social);
  • COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);
  • INSS (Instituto Nacional do Seguro Social);
  • ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Já alguns dos impostos recolhidos que devem ser declarados para o governo são:

  • DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte);
  • DCTF (Declaração de Débitos Tributários Federais);
  • DASN-SIMEI (Declaração Anual do Simples Nacional – Microempreendedor Individual);
  • DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais).

Ressaltamos que as obrigações fiscais podem variar entre diferentes tipos de empreendimento, assim como o estado ou município do estabelecimento, portanto consulte as normas exigidas para a sua cidade.

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Como o MEI pode realizar a emissão da nota fiscal?

Que a sigla MEI quer dizer microempreendedor individual nós sabemos, mas, o que algumas pessoas não sabem é que essa institucionalização dos empreendedores autônomos criou algumas facilidades para os seus negócios. E, uma das maiores possibilidades proporcionadas foi a emissão de nota fiscal. Veja como o MEI pode realizar a emissão de nota fiscal!

Essa possibilidade é de grande valia para os negócios MEI, pois sabemos que isso aumenta exponencialmente as vendas e prestação de serviço. Tal aumento ocorre, pois na contratação dos serviços, muitas pessoas físicas e jurídicas precisam que exista uma nota fiscal.

Para você que é Microempreendedor Individual, é preciso ter clareza sobre as questões de emissão de nota fiscal, pois o seu negócio não é obrigado a emitir nota fiscal para pessoas físicas, mas é obrigado a emitir para pessoas jurídicas.

O que é recomendável é que sempre se emita a nota fiscal, pois ela resguarda tanto o consumidor, quanto o seu negócio, além de servir para fazer um balanço de todas as suas vendas. Abaixo, saiba mais sobre este assunto.

Como emitir a nota fiscal?

Antes de partirmos para o ponto chave do artigo é de suma importância que saibamos quais as notas fiscais que podem ser emitidas pelo nosso negócio e em qual momento cada uma deve ser preferida em relação às outras. São elas:

  • NFA – Nota Fiscal Avulsa: método mais fácil e barato, porém varia de estado para estado, inclusive, alguns não emitem mais essas notas de papel.
  • NFA-e – Nota Fiscal Avulsa Eletrônica: alguns estados disponibilizam esse modelo, funciona como a anterior, mas é emitida online.
  • NFe – Nota Fiscal Eletrônica: para emissão a Secretaria da Fazenda do estado deve autorizar, e as taxas são as mesmas para quem não tem o certificado de MEI.
  • Nota Fiscal de Venda a Consumidor: bloco que pode ser preenchido manualmente, mas sua impressão deve ser autorizada pela Secretaria da Fazenda.

Procedimento para emissão de nota fiscal

Agora vamos ao que interessa: Qual é o procedimento de emissão da nota fiscal por Microempreendedores? O primeiro passo é comparecer à Secretaria da Fazenda do seu Estado ou do seu Município. Lá você irá solicitar que autorizem a emissão dessas notas, tanto eletrônicas, quanto impressas.

Após isso, você precisará de um modelo de talão das notas fiscais. E isso pode ser realizado por web designers ou até por você mesmo, caso tenha maiores conhecimentos em informática.

Quando isso já estiver resolvido, pode procurar uma gráfica para imprimir o modelo, ou otimizar um computador em que você possa preencher com as informações necessárias para cada nota.

Caso esse processo ainda não tenha sido realizado e você ainda não emite notas fiscais, mas não quer perder o cliente que precisa da nota fiscal para realizar a compra, você pode procurar os órgãos citados anteriormente para solicitar a NFA e NFA-e.

Vale ressaltar que o tempo decorrido para esses passos leva em consideração a burocracia comum que existe nessas situações.

Deve-se pensar também que os documentos necessários para a autorização da Secretaria da Fazenda pode variar de acordo com a instância dessas, podendo ser estadual ou municipal.

Espero que tenham captado as dicas e que coloquem-nas em prática. Lembrem-se: as notas fiscais são cada vez mais um passo para a confiança do consumidor no seu negócio.

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