Processos, contratos, alvarás de funcionamento… foi-se a época em que era preciso espaço físico, arquivos e gavetas suficientes para armazenar todos os documentos impressos. Não só devido ao custo do papel, das tintas e impressoras, mas principalmente pelo avanço tecnológico, empresas passaram a trabalhar com outro tipo de arquivamento: o digital (que, não por isso, possui peso ou valia diferentes das versões físicas).
A digitalização de tudo o que anteriormente era impresso oferece diversas vantagens aos escritórios contábeis: da economia de tempo e dinheiro, até a possibilidade de acesso aos documentos de onde estiver, através de qualquer dispositivo móvel com conexão à internet.
É claro que, para manter tudo organizado, não basta apenas jogar todos esses documentos digitalizados dentro de uma pasta no computador ou na nuvem. Para que a mudança, de fato, facilite o dia a dia de uma empresa contábil, é preciso confiar em alguém que seja responsável por fazer a gestão eletrônica de todos esses dados.
Felizmente já existem softwares criados especialmente para essa função, eliminando a necessidade da inclusão de um novo cargo de gerenciamento na empresa. Um dos softwares mais completos e fáceis de manusear é o iDocumentos, da TI-Ideal.
Dentre as vantagens oferecidas pelas ferramentas de gerenciamento de documentos digitais estão:
Agilidade: a disponibilização de qualquer tipo de arquivo tanto para a própria contabilidade quanto para clientes, em tempo real.
Facilidade: a comunicação direta entre o escritório de contabilidade e o cliente para a solicitação de envio ou atualização de documentos.
Praticidade: o acesso remoto através de smartphones, tablets ou computadores fora do escritório.
Soluções de armazenamento e compartilhamento de documentos também são mais seguras, pois não dependem somente da cópia impressa, mantendo arquivadas na nuvem todas as informações contábeis, com a possibilidade de downloads imediatos, permissões distintas de acesso, emissão de relatórios completos e suporte online.
Quer saber mais sobre as vantagens de digitalizar todos os seus documentos contábeis? Fale conosco e tire suas dúvidas! Trabalhamos com planos distintos e personalizados.
